Várias empresas procuram meios de utilizar a digitalização de
documentos para substituí-los por uma cópia com a mesma validade
jurídica e que ofereça maior facilidade para armazenamento e
manipulação.
Atualmente, o reconhecimento de cópias existe para o processo de
microfilmagem ou para o anacrônico modelo baseado em reconhecimento via
cartório, que possuem fé pública para legitimar o processo de
digitalização de documentos ou outros processos de cópias.
No caso da microfilmagem, segundo o Decreto nº 1.799 que regulamente a
Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, somente cartórios ou empresas
autorizadas poderão efetuar a microfilmagem, segundo padrões e critérios
estabelecidos e se responsabilizando pela qualidade do serviço
executado.
Esse modelo poderia se aplicar da mesma maneira ao processo de
digitalização de documentos, bastando para tal uma lei que
regulamentasse tal atividade.
Original e cópia
A única diferença existente entre a microfilmagem e a digitalização
de um documento é o suporte. Enquanto na microfilmangem o suporte é um
filme fotográfico, na digitalização o original vira informação binária
que pode ser armazenada em diversos tipos de mídia.
Entre o documento original e sua cópia, microfilmada ou digitalizada,
a diferença do suporte físico não é problema para que um possa
representar o outro, pois a cópia e o processo que as gera, são
confiáveis do ponto de vista da tecnologia.
O ponto crítico está na possibilidade de fraudes, na violação da
integridade ou da autenticidade do documento original, porém não existe
processo imune a falhas.
No caso de autenticação via cartórios, apesar de raros, existem casos
de adulteração criminosa de documentos, e é possível fraudar documentos
microfilmados, seja antes, durante ou depois do processo de
microfilmagem. O que torna esses processos seguros, é a educação dos
profissionais na execução das atividades segundo padrões e critérios
estabelecidos e nas leis que prevêm a punição dos infratores.
ICP-Brasil
O Brasil possui uma infra-estrutura tecnológica e um aparato jurídico
vigente no país desde 2002, que oferece o suporte às questões
relacionadas a validade dos documentos manipulados digitalmente, que é a
Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
O termo PKI (Public Key Infrastructure) é utilizado anteriormente a
instituição da ICP-Brasil portanto PKI será utilizado quando nos
referirmos genéricamente a esse tipo de infra-estrutura.
Uma PKI garante os princípios de confidencialidade, integridade, autenticidade e não-repúdio.
Se a atividade de digitalização fosse regulamentada, teriamos uma
pessoa ou um grupo de pessoas na empresa acompanhando a digitalização de
documentos, assinando-os digitalmente, conferindo os quatro princípios
acima citados. Toda a infra-estrutura de uma PKI estaria envolvida,
software cliente para o usuário assinar as transações (digitalização de
documentos) com a sua chave privada, conferindo autenticidade e não
repúdio, hasheamento das informações conferindo integridade das mesmas e
criptografia assimétrica com a chave pública do servidor, conferindo
confidencialidade. No lado servidor haveria a validação das informações
enviadas, assim como a validação do certificado do usuário na ICP-Brasil
conferindo validade jurídica aos documentos armazenados.
O envelope gerado em um sistema que cumpre o ciclo de uso de uma PKI,
e que transporta o documento digitalizado ou qualquer outro tipo de
documento, possui validade jurídica. O sujeito que gerou esse envelope e
assinou o documento com a sua chave privada contida no seu e-cpf/e-cnpj
não pode negar a sua assinatura (princípio do não-repúdio) e não pode
alegar que o documento foi alterado (garantia de integridade), assim
como o receptor ou sistema servidor não pode alegar que houve quebra na
confidencialidade, além de saber quem originou a transação
(autenticidade).
O dia que for instituida uma lei dizendo que uma cópia feita segundo
determinadas regras, por determinadas pessoas ou empresas terá a mesma
validade que o original, o problema estaria todo resolvido, pois do
ponto de vista da tecnologia, a ICP-Brasil oferece o suporte necessário
para conferir confidencialidade, integridade, autenticidade e
não-repúdio de documentos eletrônicos.
O documento original poderá ser de qualquer natureza, podemos citar
como exemplo, propostas de seguro, propostas de venda de veículos,
pedidos de consulta médica ou armazenamento de receita médica em
fármácias etc.
Futuro Próximo
A vantagem de um sistema baseado em arquivos digitalizados em relação
a um sistema baseado em arquivos microfilmados é enorme, pois o suporte
de um é o computador, enquanto o outro se baseia em filme. Com base em
arquivos no computador, é possível construir sistemas clientes para
consulta dos documentos, para auditoria dos mesmos antes da destruição
dos originais etc. Tudo isso, podendo ser feito, com sistemas que
utilizariam a infra-estrutura da PKI que gerou a digitalização,
autenticando os usuários na cadeia ICP-Brasil.
É possível também que fabricantes de hardware em conjunto com
Autoridades Certificadoras e grandes players do software tenham produtos
prontos na manga para oferecer ao mercado, onde o usuário se autentica
em um determinado hardware, via ICP-Brasil, para iniciar automaticamente
os processos de digitalização e armazenamento dos documentos. Essa não
seria uma má idéia do ponto de vista de um produto, talvez tenha até boa
aceitação no mercado.
É de se esperar porém que a legislação a ser criada, não restrinja a
digitalização de documentos à eventos dessa natureza somente, pois seria
um tiro no pé do usuário.
Conclusão
Existem projetos de lei pendentes de votação no Congresso Nacional
que tratam das questões relacionadas à validade de documentos
digitalizados.
A implantação de tecnologias em níveis práticos sempre anda um passo
atrás da realidade devido a morosidade natural da sociedade na
assimilação dos novos costumes e na sua representação em leis que
ofereçam o aparato jurídico necessário para essas coisas se estabeleçam
na sociedade como um todo, governo, empresas, sociedade civíl.
A Tecnologia da Informação cada vez mais otimiza uma série de
processos admistrativos e aumenta a produtividade das pessoas e das
empresas, o que por sua vez leva a uma demanda crescente por inovações
tecnológicas.
Observamos nos dois parágrafos acima o contraste entre a morosidade
no estabelecimento de leis e as necessidades das pessoas e das empresas,
que acaba gerando um cenário estagnado, onde muitas vezes, terceiras
partes especialistas estabelecem o seu curral tecnológico, ou curral
digital e monopolizam os rumos da indústira de TI, levando os
profissionais que possuem cargos elevados na hierarquia das empresas,
governos e escolas à servir ao papel de meros compradores de produtos.
O Brasil hoje possui níveis de excelência nos profissionais de TI, o
que é importante para um país que deseja ser gerador de novas
tecnologias e não somente consumidor de produtos prontos. De tal maneira
que se faz necessária a constante adequação dos aparatos jurídicos, do
ambiente de negócios e da implantação de processos estratégicos para que
se resolva corretamente essa equação.
http://www.leieordem.com.br/validade-juridica-de-documentos-eletronicos.html
Muito bom, goste!
ResponderExcluirÉ difícil falar de Digitalização de Documentos, sem pensar nos documentos. Importantes e variados, os documentos comprovam o cumprimento das obrigações. Um item que, devido sua relevância, deve ser muito bem cuidado e armazenado. Ter um local adequado para fazer de forma correta a armazenagem dos documentos é o ideal, juntamente com a Digitalização do Documento.
ResponderExcluirÓtimo post! continue trazendo informações!
Verdade, a responsabilidade é muito grande em relação à propriedade da informação. Temos que estar sempre resguardados através das leis.
ResponderExcluirKarina Lopes - USP