Guarda externa de documentos: riscos e dicas

As empresas pressionadas pela necessidade de liberar espaço buscam na guarda externa uma solução com um custo menor que o seu metro quadrado e mais eficiente. A guarda externa com margens bem reduzidas devido à forte concorrência oferece serviços adicionais, no sentido de gerar mais valor para o seu cliente. Dentre os serviços oferecidos encontramos: organização das caixas, digitalização, custódia digital e outros processos.

Tem sido comum no mercado encontrar a guarda externa oferecendo a digitalização com adição de um código de barra em cada documento, como elemento suficiente para rastreá-lo. Segundo a guarda externa, não é necessário “organizar” as caixas por departamento. Os documentos são digitalizados e acondicionados em caixas na medida em que são enviados para a guarda externa, ou seja, cronologicamente. Na necessidade do cliente querer reunir documentos espalhados, a própria guarda “monta” esta caixa.

Muitas empresas enxergam nisto uma grande vantagem – “um alívio se livrar de tanta papelada”. O que os dirigentes se esquecem é que ao terceirizar a gestão dos seus documentos, a empresa fica refém da guarda externa.
Apenas com a mudança de guarda externa o ‘custo’ desta facilidade aparece. A empresa receberá os documentos todos dispersos e misturados. Prontuários de Funcionários, junto com movimento financeiro, contratos misturados com guias fiscais. Imagina como aplicar a temporalidade dos documentos.

Esta reflexão é fundamental neste momento em que algumas empresas de guarda externa passam por dificuldades. Uma está saindo do mercado, abalada por um sinistro vultoso. Outra teve o seu galpão lacrado impedindo o acesso dos clientes aos seus documentos.
Lição Aprendida: a opção por uma guarda externa deve sempre considerar a possibilidade de mudar de fornecedor.

 DICAS:

Muitos problemas com a guarda externa se devem a falta de planejamento ao terceirizar a custódia dos documentos corporativos. É comum que a escolha pela empresa de guarda seja tomada com base no custo unitário de armazenamento da caixa. O resultado é insatisfação quanto ao nível de serviço e problemas com cobrança devido a valores desconhecidos.
Confira 7 dicas que facilitam a gestão dos documentos em uma guarda externa.

1. Desenvolva um plano de classificação que permita distribuir os documentos por área de responsabilidade e facilite a identificação do conteúdo.
2. Organize o conteúdo das caixas de forma que agilize a recuperação dos documentos. Não separe documentos que em uma fiscalização devem ser apresentados conjuntamente.
3. Exija um sistema de gerenciamento que permita rastrear a caixa. Qual o status? elas estão emprestadas? falta confirmar sua entrega? quem retirou a caixa?
4. Dê preferência a sistemas onde o próprio cliente classifica as caixas. A guarda externa deve conferir e confirmar sua implantação.
5. Solicite relatórios periódicos conferindo seu inventário. Arquive estes relatórios.
6. Guarde suas ordens de serviço para conferir com as faturas mensais.
7. Centralize a interface com a guarda externa. É mais fácil controlar os serviços.

Atendendo à estes pontos, você será cliente de uma guarda externa e não refém.

Fonte:  http://gestaodocumental.wordpress.com/page/3/